Statuts et règlements

I. Statuts

Article 1 : Nom
Le présent organisme est officiellement connu sous le nom Centre 2110 de lutte contre l’oppression des genres (en anglais, the 2110 Centre for Gender Advocacy). Aux fins du présent document, le Centre est désigné sous le nom 2110.

Article 2 : Langue

2.1 L’anglais et le français sont les langues officielles du 2110 et peuvent être utilisés dans toutes les réunions et communications avec le 2110.

2.2 Le 2110 communique avec les membres/organismes dans la langue de leur choix.

2.3 Les avis, publications, affichages de postes et autres documents officiels sont diffusés dans les deux langues officielles.

2.4 Le 2110 s’efforce de satisfaire au mieux les membres ou organismes nécessitant une traduction dans une autre langue.

Article 3 : Mandat

Le 2110 est un organisme indépendant, financé par les étudiants de l’Université Concordia et dont le mandat est de promouvoir l’égalité et l’autonomisation des genres, notamment lorsqu’il s’agit des communautés marginalisées. Ce mandat est accompli grâce à divers programmes, campagnes, ressources, services et actions de défense des droits.

II. Règlements

Règlement 1 : Membres

1.1 Il existe deux catégories de membres :

a) les membres étudiants
b) les membres du public

1.2 Admissibilité

a) Les étudiants de 1er cycle de l’Université Concordia inscrits à l’une des facultés et ayant payé le supplément de frais de scolarité à cet égard, sont automatiquement membres du 2110.
b) Les membres du public et les étudiants non assujettis au supplément de frais de scolarité peuvent devenir membres du 2110 moyennant des frais d’adhésion annuels correspondant aux frais de scolarité pour trois crédits, réglés avant la tenue de l’assemblée générale annuelle (AGA), ou après un service de quatre heures de bénévolat sur une période de douze mois.

1.3 Liste des membres
Le 2110 tient à jour une liste contenant le nom et les coordonnées des membres décrits au point 1.2 b) ci-dessus, ainsi qu’une liste des membres étudiants inscrits à un des programmes énoncés au point 1.2 a).

1.4 Privilèges et avantages
a) Les membres ont le droit de vote aux élections, à l’AGA et aux assemblées générales extraordinaires (AGE) du  2110.
b) Les membres ont le droit d’assister et de participer aux assemblées publiques du conseil d’administration ainsi qu’aux autres activités du 2110.
c) Tout membre peut consulter les documents non confidentiels du 2110 sur demande au conseil d’administration adressée dans un délai raisonnable.

Exemples de documents confidentiels :
i.    Dossiers d’entraide étudiante et de défense des droits des étudiants
ii.    Dossiers des démarches de médiation
iii.    Documents de griefs confidentiels
iv.    Dossiers de réunions du conseil et du personnel
v.    Dossiers d’évaluation du personnel
vi.    Demandes de soins de santé du personnel
vii.    Dossiers de litiges
viii. Dossiers d’embauche (p. ex. les transcriptions d’entrevues)

1.5 Démission et démission réputée
Un membre du 2110 perd son statut de membre :
1.    s’il soumet une lettre de rétractation d’adhésion au collectif;
2.    s’il ne renouvelle pas son adhésion en ne réglant pas le supplément de frais de scolarité annuel pour trois crédits;
3.    dès qu’il reçoit la confirmation de retrait du 2110, après en avoir fait la demande;
4.    s’il n’effectue pas toutes ses heures de bénévolat.

Règlement 2 : Frais

2.1 Paiement des frais
Les droits d’adhésion des étudiants de 1er cycle sont compris dans leurs frais d’inscription à l’Université Concordia. Cette contribution automatique a été votée par référendum des étudiants de 1er cycle et ne peut être modifiée que par un autre référendum.
1.    Les membres étudiants paient au 2110 un montant équivalent au supplément de frais de scolarité en cours.
2.    Les membres non-étudiants paient un montant équivalent au supplément de frais de scolarité acquitté par les membres étudiants.

2.2 Remboursement
Toutefois, les étudiants de Concordia ont droit à un remboursement des frais d’adhésion, conformément à la politique sur le remboursement des frais, adoptée par le conseil d’administration du 2110. Les avis de période de remboursement sont diffusés par le 2110 au moins une semaine avant le début de la période de retrait. Ces avis sont affichés :
1.    bien en vue dans le salon et le bureau du 2110, et
2.    à au moins trois endroits sur les deux campus de l’Université.

Règlement 3 : Réunions

Assemblée générale annuelle (AGA)

3.1 L’AGA a lieu une fois par an durant le trimestre universitaire d’automne ou d’hiver, à une heure et à un endroit établis par le conseil.

3.2 L’AGA est annoncée pendant les trois semaines précédant sa tenue (jour de l’AGA non compris) de la manière suivante :
1.    Annonce dans un journal étudiant indépendant de l’Université;
2.    Affiches dans les deux campus et dans les environs;
3.    Affichage sur le site Web du 2110;
4.    Communication avec les personnes dont le nom figure sur la liste des membres.

3.3 Le quorum pour l’AGA est fixé à 30 membres, dont au moins 15 doivent être des étudiants de Concordia.

3.4 L’ordre du jour de l’AGA doit prévoir :

1.    les rapports du personnel;
2.    le rapport du conseil;
3.    le rapport du dernier exercice financier ainsi qu’un résumé de l’exercice en cours;
4.    tout point de l’ordre du jour autre qu’un amendement constitutionnel, à condition qu’il soit soumis au conseil d’administration par un membre au moins dix jours ouvrables avant l’AGA;
5.    tout amendement constitutionnel présenté par un membre qui respecte le processus décrit dans les présents règlements (voir Règlement 8);
6.    l’élection d’au moins trois administrateurs, jusqu’à concurrence de dix.

3.5 Toute motion devant faire l’objet d’un vote lors de l’AGA est adoptée par simple vote majoritaire des membres présents.

3.6 Immédiatement après l’AGA a lieu la désignation, par le conseil d’administration, d’un président et d’un secrétaire aux seules fins de signer les procès-verbaux des réunions du 2110 ainsi que de remplir ses obligations conformément à la Loi sur les compagnies du gouvernement du Québec, R.S.Q., c. C-38.

Assemblées générales extraordinaires (AGE)

3.7 À tout moment de l’année, il est possible de convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) des membres du 2110 afin de discuter et de traiter de tout sujet nécessitant une attention urgente et particulière, si les dates ou la programmation de l’AGA ne le permettent pas.

3.8 Une AGE peut être convoquée par :
1.    consensus du conseil ou
2.    pétition signée par au moins 1 000 membres.

3.9 Si une AGE est convoquée par suite d’une pétition, le conseil du 2110 organise l’assemblée dans les 21 jours suivant la soumission officielle de la pétition au conseil.

3.10 Le quorum et le mécanisme de vote d’une AGE sont les mêmes pour une AGA, soit par simple vote majoritaire.

3.11 La tenue de l’AGE est annoncée sous forme d’avis :
1.    transmis par courrier électronique aux membres actuels figurant sur la liste, et
2.    affiché sur le site Web du 2110, et
3.    affiché sur les deux campus de l’Université.

Règlement 4 : Conseil d’administration

4.1 Les membres du conseil d’administration sont élus lors de l’AGA. Le conseil est une entité mandatée par les membres du 2110 pour prendre des décisions conformes aux statuts et règlements ainsi qu’aux politiques du 2110.

4.2 Composition, mandat et rémunération
1.    La composition du conseil doit refléter l’ensemble des personnes à qui le 2110 offre ses services.
2.    Le mandat des administrateurs est de un an, à compter de la clôture de l’AGA durant laquelle ils sont élus.
3.    Les administrateurs sortants peuvent être réélus.
4.    Le conseil a le droit de pourvoir des postes vacants d’administrateurs entre les élections, pourvu que les candidats satisfassent aux exigences requises. En tout temps, le conseil ne peut nommer que trois (3) administrateurs permanents.
5.    Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération. Cependant, ils ont droit au remboursement des dépenses engagées dans le cadre de leurs fonctions au 2110, sous réserve de l’autorisation du conseil et conformément aux directives stipulées par ce dernier.
6.    Les administrateurs ne peuvent pas être des employés du 2110.

4.3 Responsabilités et pouvoirs
Le conseil est chargé de la gestion, de l’administration et de la surveillance des activités du 2110, conformément aux présents règlements. Sans diminuer la généralité de ce qui précède, il a la responsabilité de :

1.    Modifier la politique du 2110 s’il le juge nécessaire pour la tenue des activités du 2110, pourvu que les règles demeurent conformes aux statuts et règlements.
2.    Nommer des comités et des délégations pour effectuer des tâches particulières qu’il juge nécessaires.
3.    Adopter et gérer le budget annuel.
4.    S’assurer de tenir à jour les dossiers financiers.
5.    Agir à titre d’employeur responsable et compétent auprès du personnel du 2110.
6.    Veiller l’obligation de reddition de compte et de transparence auprès des membres.
7.    Maintenir toutes les fonctions nécessaires pour le fonctionnement légitime du 2110.

4.4 Démission et destitution des administrateurs
1.    Tout administrateur peut présenter sa démission par écrit, qui entre en vigueur dès qu’elle est entérinée par le conseil.
2.    Tout administrateur est présumé avoir démissionné s’il fait faillite ou s’il est déclaré légalement inapte, conformément au Registraire des entreprises (NEQ).
3.    S’il s’est absenté à trois (3) réunions consécutives, un administrateur peut être présumé avoir démissionné, après ratification par le conseil.

4.5 Réunions du conseil d’administration
1.    Le conseil tient des régulièrement réunions selon le calendrier établi.
2.    Le siège réservé à un membre du personnel doit être occupé par un employé à temps plein du 2110.
3.    Lors d’une réunion, le vote du personnel présent doit être unanime, faute de quoi il est considéré comme une abstention.
4.    Les réunions du conseil doivent être annoncées par écrit une semaine à l’avance, avec l’ordre du jour.
5.    Les membres du conseil se partagent les responsabilités de rédaction des procès-verbaux, d’animation, de contrôle des présences et de planification des réunions.
6.    Le quorum pour les réunions du conseil est formé de la simple majorité des membres réguliers du conseil, excepté les membres en congé.
7.    Les réunions du conseil et de ses comités sont ouvertes à tous les membres du 2110.
8.    Le conseil peut tenir une réunion entière à huis clos ou une séance partielle à huis clos durant une réunion, s’il doit discuter des sujets suivants :
i.    litige inscrit à l’ordre du jour, en suspens ou en cours;
ii.    problèmes de personnel entraînant l’embauche, le renvoi, la promotion, la rétrogradation, la suspension, le changement de niveau de salaire ou l’évaluation de membres du personnel;
iii.    procédures de règlement des griefs;
iv.    questions confidentielles liées aux programmes d’entraide étudiante et de défense des droits des étudiants.

4.6 Une réunion extraordinaire du conseil peut être convoquée en cas d’urgence :
1.    par simple vote majoritaire du conseil;
2.    par pétition signée par au moins 30 membres du 2110 et précisant l’heure, la date, le lieu ainsi que l’ordre du jour.

4.7 Congé autorisé

Tout membre du conseil peut prendre congé pour circonstances atténuantes. Un congé peut lui être accordé par le conseil sur présentation d’une demande écrite.
1.    Lorsqu’il est en congé, un membre du conseil n’a pas droit de vote et ne peut participer à la prise de décisions;
2.    Tout membre du conseil en congé autorisé conserve l’ensemble de ses responsabilités, excepté la participation aux réunions.

Règlement 5 : Élection des administrateurs

5.1 Candidatures, recrutement ciblé et vote des membres :
Toute personne peut présenter sa candidature. Cependant, le 2110 coordonne le recrutement ciblé de candidats qui reflètent les personnes à qui sont offerts les programmes, ressources et services.

5.2 Le conseil d’administration nomme un directeur général des élections pour :
1.    valider les nominations;
2.    présider les élections;
3.    annoncer les résultats;
4.    déclarer la validité des élections.

5.3 L’élection des nouveaux membres du conseil d’administration se déroule comme suit :
1.    Chaque candidat doit être nommé par au moins trois (3) membres du 2110 présents à l’AGA;
2.    Les candidats peuvent prendre parole à l’AGA avant le vote;
3.    Le vote se fait au scrutin secret;
4.    Les candidats sont élus selon une majorité simple des votes;
5.    Si plus de 10 candidats reçoivent une majorité simple des votes, les 10 candidats qui ont reçu le plus de votes sont présumés élus;
6.    Aucun vote par procuration n’est autorisé.

Règlement 6 : Personnel

Le personnel du 2110 veille au respect du mandat du 2110, conformément aux présents statuts et règlements.

Règlement 7 : Finances

1.    L’exercice financier prend fin le 31 août.
2.    Le conseil approuve le budget.
3.    Le conseil prépare avec le personnel le budget des activités de l’exercice financier, qui doit être soumis au plus tard le 30 septembre.
4.    Le budget peut être consulté sur demande.
5.    Un rapport faisant état de la situation financière de l’année est rédigé et mis à disposition au plus tard soixante (60) jours après la fin de l’exercice financier.

Règlement 8 : Amendements

8.1. Tout amendement aux présents statuts et règlements peut être proposé pour examen lors de la prochaine assemblée générale s’il y a, à cet effet :
1.    une décision du conseil d’administration;
2.    une pétition signée par 30 membres, soumise par écrit au conseil d’administration;
3. une proposition signée par moins de 30 membres et soumise par écrit au conseil d’administration, qui peut :
i     soit approuver l’amendement;
ii.    soit refuser l’amendement, auquel cas où les membres doivent faire signer une pétition par au moins 30 membres.

8.2 Tout amendement proposé conformément au point 8.1 doit être soumis à l’assemblée générale suivante et y faire l’objet d’un vote.

8.3 Les propositions d’amendement aux statuts et règlements doivent être annoncées au moins dix (10) jours civils avant une AGE ou vingt (20) jours civils avant l’AGA.

8.4 Les propositions d’amendement doivent être :
1.    affichées sur le site Web du 2110; et
2.    affichées au 2110 pour consultation par les membres; et
3.    envoyées par courriel aux membres figurant sur la liste; et
4.    diffusées sous forme d’annonce dans une publication de l’Université dès que possible.

8.5 Approbation des amendements

Un vote majoritaire aux deux tiers (2/3) à l’assemblée générale est nécessaire pour qu’un amendement aux statuts et règlements soit adopté.

Règlement 9 : Pouvoir accessoire du conseil

Le conseil d’administration du 2110 mène des activités commerciales au nom du 2110 et peut s’attribuer de temps à autre, y compris, sans s’y limiter, les pouvoirs suivants :
1.    conclure, accomplir et exécuter des contrats, soit nécessaires à la réalisation des objectifs du groupe, soit liés ou consécutifs à ces objectifs;
2.    acquérir une propriété, qu’il s’agisse de biens réels ou meubles, achetés ou loués, ou tout droit à cet égard, nécessaire ou souhaitable pour la réalisation des objectifs du groupe;
3.    emprunter de l’argent, émettre des titres de créance et en obtenir par prêt hypothécaire, acte ou fiducie, gage ou autre privilège, afin de servir en tout ou en partie les objectifs du groupe;
4.    vendre ou se défaire d’une portion ou de la totalité des actifs ou des biens du groupe.

Règlement 10 : Autorité des statuts et règlements

En cas de conflit entre les présents statuts et toute autre politique adoptée par le conseil d’administration, les statuts ont préséance.

Règlements 11 : Dissociabilité des articles

Si certaines dispositions contenues dans les présents statuts et règlements, ou dans leur application, se trouvent invalides, illégales ou inexécutables de quelque manière que ce soit, la validité, la légalité et la force exécutoire des autres dispositions contenues dans le présent document n’en sont en aucun cas affectées.

Règlement 12 : Dispositions générales

Aux fins des présents statuts et règlements, les termes utilisés au singulier englobent le pluriel et vice versa. Les termes utilisés au masculin englobent le féminin.

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